Calendly

Calendly: Termine ohne E‑Mail‑Ping‑Pong

Keine nervigen Mails mehr: Deine Kunden buchen ihre Termine selbst in deinen Kalender. Du sparst Stunden pro Woche, deine Kunden haben sofort Klarheit. Mit Calendly läuft deine Terminvergabe wie von allein – 24/7, ohne manuellen Aufwand.

Was ist Calendly?

Calendly ist ein Online‑Terminplaner, der den lästigen Terminabgleich per E‑Mail ersetzt. Statt endloser Nachrichten erhalten deine Kunden oder Partner einen Link zu deiner Buchungsseite. Calendly synchronisiert deinen Google‑, Outlook‑ oder Exchange‑Kalender und zeigt nur freie Zeiten an, sodass Überbuchungen ausgeschlossen sind. Du definierst deine Verfügbarkeit, legst Puffer zwischen Meetings fest und entscheidest, wie viele Termine pro Tag möglich sind. Außerdem lassen sich individuelle Termin‑Typen erstellen, zum Beispiel ein 15‑minütiges Kennenlernen oder ein einstündiges Beratungsgespräch. Die Einladungen enthalten auf Wunsch automatisch generierte Video‑Links für Zoom oder Google Meet. Durch die Verbindung mit über 100 weiteren Apps wird Calendly zum Dreh‑ und Angelpunkt deiner Terminplanung.

Warum Calendly perfekt für kleine Unternehmen ist

Du willst, dass es zuverlässig läuft – ohne dich in Details zu verlieren. Calendly hilft dir genau dabei.

• Keine doppelten Termine mehr: Dank der Synchronisierung mit Google, Outlook oder Exchange erkennen Kunden nur verfügbare Zeitslots und vermeiden so Überbuchungen.

• Automatisierte Kommunikation: Kalender‑Workflows können Erinnerungen und Dankes‑Nachrichten per E‑Mail oder SMS versenden, sodass du weniger Zeit mit Nachfassen verbringst.

• Professionelles Erscheinungsbild: Du passt deine Buchungsseite an dein Branding an, bindest sie auf deiner Website ein und stellst Fragen im Vorfeld, um deine Kunden besser zu verstehen.

• Flexible Bezahlmöglichkeiten: Wenn du Beratung oder Coaching anbietest, kannst du mit Stripe oder PayPal bereits bei der Buchung Gebühren einziehen.

• Zeitzonen‑ und Gruppenfunktionen: Zeitverschiebungen und Abstimmungen mehrerer Teilnehmer werden durch automatische Zeitzonenerkennung und Meeting‑Umfragen gelöst. So findest du weltweit einen passenden Termin.

So nutzt du Calendly im Alltag

• Kundenberatung ohne E‑Mail‑Kette: Du sendest deinen Buchungslink, der Kunde wählt einen Slot, und Calendly erstellt die Einladung inklusive Zoom‑Link. Erinnerungen werden automatisch verschickt, sodass das Meeting pünktlich startet.

• Team‑Meetings mit Round‑Robin: Bei Sales‑ oder Support‑Teams kann Calendly Meetings rotierend an die nächste verfügbare Kollegin oder den nächsten Kollegen vergeben. Dadurch wird die Auslastung gleichmäßig verteilt und Anfragen werden schneller beantwortet.

• Workshops und Gruppentermine: Für Webinare oder Workshops können mehrere Teilnehmer gleichzeitig buchen. Du bestimmst die maximale Teilnehmerzahl und lässt die Software automatisch einen Raum oder Link anlegen. Meeting‑Umfragen helfen, die beste Zeit für alle zu finden.

• Recruiting‑Interviews vereinfachen: Bewerber können aus freien Slots wählen, während du im Hintergrund mehrere Kalender synchron hältst und Vorstellungsgespräche in Teams mit verschiedenen Personalern planst. Die Zeitzonenerkennung erleichtert internationale Interviews.

• Leads automatisch ins CRM übernehmen: Durch die Integration mit HubSpot oder Pipedrive erfasst Calendly neue Kontakte direkt im CRM und kann automatisch Follow‑Up‑E‑Mails auslösen. So startet der Vertriebsprozess ohne manuelles Nachpflegen.

Calendly mit stackteam verbinden

Wir kümmern uns um die komplette Einrichtung: Wir analysieren deine Anforderungen, migrieren bestehende Daten, richten deine Event‑Typen und Workflows ein und schulen dich und dein Team. Anschließend stehen wir mit Support zur Seite. Calendly lässt sich nahtlos mit vielen unserer Tools kombinieren:

Unser Ablauf: Analyse → Setup & Migration → Automationen → Teamschulung → Support. So stellst du sicher, dass deine Terminplanung reibungslos läuft und alle Teammitglieder das System verstehen.

Calendly im Vergleich

• Zeeg - Calendly ist im Markt eine der bekanntesten Lösungen. Zeeg legt den Fokus auf einfache Bedienung und bietet im kostenlosen Starter‑Plan zwei aktive Buchungsseiten, während Calendly im Free‑Plan nur einen Event‑Typ zulässt. In der Standard‑Stufe bietet Calendly jedoch umfangreiche Workflows, unbegrenzte Event‑Typen sowie Integrationen mit HubSpot, Stripe und Zapier. Zeeg punktet im Business‑Plan mit einer Link‑in‑Bio‑Funktion und der Möglichkeit, mehrere Teams unter einer Organisation zu verwalten. Wenn du Wert auf bewährte Integrationen und Rund‑Robin‑Verteilung legst, ist Calendly die richtige Wahl. Brauchst du eine schlanke Oberfläche und möchtest mehrere Buchungsseiten gratis nutzen, kann Zeeg sinnvoll sein – wir beraten dich gerne, welche Lösung passt.

FAQ

Ist Calendly DSGVO‑konform?

Calendly überträgt Daten verschlüsselt und bietet Funktionen wie Single Sign‑On und rollenbasierte Nutzerverwaltung. Laut Anbieter werden RSA‑Verschlüsselung und ein GDPR‑konformer Übertragungsprozess genutzt. Für besonders sensible Daten kannst du die Enterprise‑Stufe wählen, die Audit‑Logs und Domain‑Kontrolle enthält.

Was kostet Calendly?

Die kostenlose Version erlaubt einen Event‑Typ und eine Kalenderverbindung sowie grundlegende Anpassungen. Der Standard‑Plan kostet etwa 10 US‑Dollar pro Sitz und Monat und bietet unbegrenzte Event‑Typen, mehrere Kalender sowie Integrationen zu HubSpot und Zahlungsanbietern. Für Teams gibt es eine Stufe mit Round‑Robin‑Verteilung und Salesforce‑Anbindung für rund 16 US‑Dollar pro Sitz und Monat.

Wie funktioniert die Round‑Robin‑Verteilung?

Bei einem Round‑Robin‑Event werden Meetings automatisch dem nächsten verfügbaren Teammitglied zugewiesen. Laut dem offiziellen Help‑Center kannst du auf deiner Teamseite einen Round‑Robin‑Eventtyp anlegen; Teilnehmer buchen einen Termin und Calendly verteilt die Termine gleichmäßig auf das Team. Du kannst die Dauer, Hosts und Öffnungszeiten anpassen und so sicherstellen, dass jeder fair berücksichtigt wird.

Nächste Schritte

Du willst wissen, wie Calendly speziell in deinem Business läuft? Oder interessiert dich, wie wir Calendly mit anderen Tools verbinden? Dann buche jetzt dein unverbindliches Erstgespräch.